Акт приёма-передачи оборудования: образец и бланк

Что такое акт приёма-передачи оборудования

Это документ, которым одна сторона передаёт технику, а другая подтверждает, что получила её. Дата акта — день передачи: с неё считают гарантию, аренду и переход риска.

От обычной описи вещей акт на оборудование отличается деталями. Станок, ноутбук или кофемашину узнают по модели и серийному номеру, а годность — по проверке в работе. Для мебели, инструмента и товара без номеров подойдёт акт приёма-передачи имущества.

Что указать по каждой единице оборудования

Единой обязательной формы нет. Унифицированные ОС-14 и ОС-15 из постановления Госкомстата № 7 можно не применять: форму первичного документа компания утверждает сама (часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ).

• Наименование, марку и модель — как на шильдике или в паспорте.
• Серийный (заводской) или инвентарный номер. Без номера два одинаковых принтера не различить.
• Год выпуска — для подержанной техники и аренды он влияет на оценку износа.
• Количество, цену и стоимость. По стоимости потом считают возмещение.
• Комплектность: кабели, блок питания, пульт, крепёж, программное обеспечение и ключи активации.
• Техническое состояние: новое, б/у исправно, скол на корпусе.
• Результат проверки: включили и проверили в работе или не проверяли.
• Документацию: паспорт, руководство по эксплуатации, гарантийный талон, сертификаты.

Как составить акт приёма-передачи оборудования

Заполните анкету — акт соберётся сам, с итоговой стоимостью цифрами и прописью.

• Выберите основание: поставка, купля-продажа, аренда, безвозмездное пользование, ремонт, монтаж, хранение или выдача сотруднику.
• Для аренды, ремонта, хранения и сотрудника укажите, передача это или возврат.
• Впишите стороны и номер договора. Для сотрудника — трудового договора и должность.
• Перечислите оборудование: модель, номер, год, количество, цену, комплектность и состояние.
• Включите технику при второй стороне и отметьте результат проверки.
• Запишите недостатки с номером единицы, если они есть.
• Скачайте Word, распечатайте два экземпляра и подпишите оба.

Акт к договору поставки и купли-продажи

Продавец передаёт оборудование вместе с принадлежностями и документами — паспортом, сертификатом, инструкцией (статья 456 ГК РФ). Комплектность определяет договор, а без него — обычные требования (статья 478 ГК РФ).

По договору поставки покупатель осматривает товар, проверяет количество и качество и о недостатках сразу письменно уведомляет поставщика (статья 513 ГК РФ). Между гражданами подойдёт договор купли-продажи товара.

Право собственности и риск случайной гибели переходят с передачей (статьи 223 и 459 ГК РФ). Если поставщик ещё монтирует и запускает оборудование, отметьте это в анкете: «выполнены» или «будут позже». Входной НДС с покупки считает калькулятор НДС.

Оборудование в аренду и безвозмездное пользование

Арендодатель передаёт оборудование исправным, с принадлежностями и документами (статья 611 ГК РФ). Без паспорта или ключа активации техникой не воспользоваться — тогда арендатор вправе их потребовать.

Арендатор держит технику исправной и сам платит за текущий ремонт (статья 616 ГК РФ). Вернуть её нужно в том же состоянии с учётом нормального износа (статья 622 ГК РФ). Если оборудование стоит в арендованном цехе, помещение оформляют отдельно — договором аренды нежилого помещения.

Безвозмездное пользование похоже на аренду, только без платы. Но ссудополучатель отвечает и за капитальный ремонт (статья 695 ГК РФ). Если технику берут с правом выкупа, сравните с лизингом.

Передача в ремонт и в монтаж

Сервис или подрядчик, принявший технику, отвечает за её сохранность (статья 714 ГК РФ). Риск случайной гибели при этом остаётся у владельца, если договор не говорит иное (статья 705 ГК РФ).

При сдаче в ремонт главное — описать неисправность и внешний вид. Принтер не печатает, но корпус целый — так и пишут. Иначе трещину потом спишут на вас.

Акт в монтаж нужен, когда заказчик сам купил оборудование, а подрядчик его ставит. Это аналог формы ОС-15. Если оборудование непригодно, подрядчик обязан предупредить и остановить работу (статья 716 ГК РФ). Саму работу сдают актом выполненных работ, а условия — в договоре подряда.

После ремонта технику принимают обратно по такому же акту с отметкой «Возврат». Недостатки ремонта исполнитель устраняет бесплатно в разумный срок (статья 723 ГК РФ).

Оборудование на хранение

Хранитель обязан вернуть ту самую вещь в том состоянии, в каком принял (статьи 886 и 900 ГК РФ). За утрату и повреждение он отвечает (статья 901 ГК РФ). Условия хранения — в договоре хранения.

Между гражданами хранение вещи дороже 10 000 ₽ оформляют письменно (статья 887 ГК РФ). Подписанный хранителем акт эту форму соблюдает.

Ответственное хранение — особый случай поставки. Покупатель отказался от товара, но обязан его сберечь и сразу уведомить поставщика (статья 514 ГК РФ). Для этого тоже подойдёт акт с основанием «Хранение».

Акт передачи оборудования сотруднику

Работодатель обязан дать работнику оборудование и инструменты для работы (статья 22 ТК РФ). Ноутбук, телефон или перфоратор выдают по акту с моделью и серийным номером. Работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (статья 21 ТК РФ).

Без договора о полной материальной ответственности работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (статья 241 ТК РФ). Посчитать его можно калькулятором среднего заработка. Полная ответственность наступает по договору — образец договора о материальной ответственности, — но только для должностей из перечня (статья 244 ТК РФ).

Размер ущерба считают по рыночным ценам, но не ниже учётной стоимости с учётом износа (статья 246 ТК РФ). Перед взысканием работодатель проводит проверку и берёт письменное объяснение (статья 247 ТК РФ).

Обратный случай — работник работает на своём ноутбуке. Тогда работодатель платит ему компенсацию за износ (статья 188 ТК РФ), а дистанционному — и за оборудование (статья 312.6 ТК РФ).

Проверка работоспособности и замечания

Включите оборудование при второй стороне. Запись «включено и проверено в работе» снимает спор о том, работало ли оно при передаче. Если проверить нельзя — станок без подключения, — так и запишите: «не проверялось».

Явные недостатки вносят в акт до подписи, с номером единицы. Покупатель извещает продавца о нарушении условий о количестве, качестве и комплектности (статья 483 ГК РФ), и акт с замечаниями — такое извещение.

Где чаще всего ошибаются

• Пишут «компьютерная техника — 5 шт.» без моделей и номеров. При возврате не доказать, что вернули те же аппараты.
• Не перечисляют комплектность. Пульт, блок питания или лицензионный ключ потом «никто не получал».
• Подписывают, не включив технику. Неисправность, которую видно при включении, потом трудно доказать.
• Не указывают стоимость. Если оборудование потеряют, сумму возмещения придётся доказывать заново.
• Возвращают из аренды или ремонта без акта. Арендодатель потом требует плату за время, пока техника будто бы не вернулась.
• Выдают ноутбук сотруднику без подписи. При увольнении нечем подтвердить, что его выдавали.

Частые вопросы

Источники

• Статьи 456–459 ГК РФ — передача товара и переход риска
• Статьи 474, 478 и 483 ГК РФ — проверка качества, комплектность, извещение продавца
• Статьи 513 и 514 ГК РФ — приёмка товара по поставке и ответственное хранение
• Статьи 611, 616 и 622 ГК РФ — передача, содержание и возврат арендованного
• Статьи 691, 695 и 696 ГК РФ — безвозмездное пользование
• Статьи 705, 714, 716 и 723 ГК РФ — оборудование заказчика у подрядчика
• Статьи 886, 887, 900 и 901 ГК РФ — хранение
• Статьи 21, 22, 188 и 312.6 ТК РФ — оборудование работника и работодателя
• Статьи 241–247 ТК РФ — материальная ответственность работника
• Статья 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — первичные учётные документы
• Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 — формы ОС-14 и ОС-15

Документы и расчёты по теме